Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 10 septembre 2026
Cette politique explique comment Eveos utilise les données personnelles dans le cadre de son site internet, de ses services de gestion événementielle et des intégrations connectées à sa plateforme.
1. Qui est responsable de vos données ?
Eveos, société à responsabilité limitée, est située au 51 rue de l’Hermitage, Pontoise. Pour toute question concernant vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à privacy@eveos.com.
Pour la gestion de ses contacts commerciaux, de ses clients et de son site, Eveos détermine les finalités et les moyens du traitement des données.
Lorsque vous participez à un événement géré avec Eveos, l’organisateur détermine les informations nécessaires à l’inscription et les usages qui en sont faits. Eveos intervient pour son compte, conformément à ses instructions et au contrat applicable. La notice de confidentialité de l’organisateur complète alors cette politique.
2. Quelles données utilisons-nous ?
Les données utilisées dépendent des services auxquels vous avez recours et des informations demandées pour l’événement concerné :
- Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse email, téléphone et, lorsque cela est nécessaire, adresse postale.
- Informations professionnelles : société, fonction et coordonnées de l’entreprise.
- Participation à un événement : inscription, catégorie, statut, badge, sessions choisies et passages enregistrés aux points de contrôle.
- Contenus et échanges : informations de fiche exposant ou intervenant, documents, photos, logos et demandes adressées au support.
- Relation commerciale : commandes, facturation et suivi des paiements.
- Données techniques : informations de connexion, d’utilisation et de diagnostic nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des services.
Ces informations proviennent de vous, de l’organisateur, d’un utilisateur autorisé ou d’une intégration activée dans votre espace. Les informations indispensables à une démarche sont distinguées des informations facultatives lors de leur collecte ; leur absence peut empêcher la réalisation du service demandé.
3. Pourquoi utilisons-nous ces données ?
Nous utilisons les données nécessaires pour fournir les services souscrits, gérer les comptes et demandes de support, organiser les inscriptions et accès aux événements, établir les documents commerciaux et produire les indicateurs utiles à l’organisateur.
Pour les traitements dont Eveos est responsable, les fondements retenus sont l’exécution du contrat ou des démarches demandées avant sa conclusion, les obligations légales applicables, et notre intérêt légitime à sécuriser les services et à gérer la relation professionnelle. Le consentement est recueilli lorsque le traitement l’exige, notamment pour certains usages commerciaux ou traceurs.
L’organisateur précise dans sa propre information les finalités et bases légales des traitements qu’il décide pour son événement. Une inscription ne vaut pas, à elle seule, accord pour tous les usages commerciaux possibles.
Eveos n’exploite pas les données des participants ou les contacts collectés lors des événements pour sa propre prospection, pour constituer des profils commerciaux ou pour commercialiser des statistiques, même anonymisées. Les regroupements, filtres et indicateurs fournis dans le service sont réalisés pour le compte du client, dans le cadre de sa commande ou de son contrat et selon ses instructions.
Les données des propres clients d’Eveos sont utilisées dans la mesure nécessaire à la gestion de la relation contractuelle, des commandes, du support et des obligations applicables.
Les fonctions de segmentation et de statistiques ont pour objet d’aider les utilisateurs habilités à gérer leur événement. Lorsqu’un organisateur met en place une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne, il lui appartient de vérifier que ce traitement est autorisé et de fournir une information spécifique sur sa logique, ses conséquences et les garanties applicables, notamment les possibilités d’intervention humaine et de contestation.
4. Qui peut recevoir vos données ?
L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour les usages annoncés : équipes habilitées d’Eveos, organisateur et utilisateurs autorisés, prestataires techniques et services connectés concernés. Des informations peuvent également être communiquées aux autorités lorsqu’une obligation légale l’impose.
Selon l’origine de la collecte et les finalités poursuivies, l’organisateur ou l’exposant est responsable de l’utilisation des contacts qu’il recueille. Eveos fournit les moyens techniques de collecte, de stockage et de transmission pour leur compte, conformément aux instructions et aux engagements contractuels applicables, sans réutiliser ces contacts pour ses propres activités.
Lorsqu’un scan de badge permet de transmettre des coordonnées à un exposant, la personne concernée doit être informée des données transmises, du destinataire et des usages prévus. La remise ou le scan d’un badge ne constitue pas, à lui seul, un consentement à tous les usages commerciaux ultérieurs. Les modalités de consentement, lorsqu’il est requis, ou d’opposition doivent être précisées dans le parcours de collecte concerné.
Selon les champs collectés et autorisés pour l’événement, les informations partagées peuvent comprendre le nom, le prénom, la société, la fonction et les coordonnées professionnelles, ainsi que les informations relatives à la rencontre. Le partage est limité aux informations nécessaires à l’usage annoncé. L’organisateur ou l’exposant présente cette information lors de l’inscription ou avant la collecte sur le stand. Pour refuser un partage facultatif, le participant peut ne pas présenter son badge au dispositif de collecte de contacts ; ce dispositif est distinct du contrôle d’accès à l’événement. Pour exercer ses droits après transmission, il peut contacter le destinataire ou écrire à privacy@eveos.com afin d’être orienté vers le bon interlocuteur.
5. Connexions par API et assistants d’intelligence artificielle
Un utilisateur habilité peut connecter Eveos à une application tierce ou à un assistant, par exemple ChatGPT, à l’aide des interfaces proposées, dont l’API et le protocole MCP. Selon les fonctionnalités et les droits accordés, cette connexion permet de consulter des informations ou d’effectuer des opérations dans Eveos.
Lorsqu’une demande est exécutée, les paramètres nécessaires à l’opération sont transmis à Eveos. Les résultats peuvent ensuite être communiqués au service connecté : contexte du projet ou de la session, fiches de participants, d’exposants ou d’intervenants, statistiques et autres données utiles à la demande. Ces résultats peuvent contenir des données personnelles.
Une opération peut également modifier des contenus visibles sur un site événementiel ou déclencher une notification vers un système externe lorsqu’une intégration correspondante est configurée. Les contrôles d’accès d’Eveos continuent de s’appliquer.
Avant d’activer une connexion, consultez les autorisations demandées et les conditions du fournisseur tiers. L’utilisation, la conservation et l’éventuel usage des données pour améliorer ses services dépendent de ses conditions et de la configuration du compte utilisé. Cette politique ne remplace pas celle du fournisseur.
La déconnexion d’un assistant ou la révocation d’un accès empêche les accès ultérieurs selon le mécanisme concerné ; elle ne supprime pas automatiquement les données déjà transmises à ce tiers ou présentes dans une conversation.
6. Pendant combien de temps conservons-nous les données ?
Les données sont conservées selon leur finalité, le contrat applicable et les obligations légales. Les données d’un événement sont gérées selon les instructions de l’organisateur et les modalités convenues avec lui.
| Données concernées | Durée ou critère de conservation |
|---|---|
| Inscriptions, badges et données événementielles | Au maximum trois ans après la fin de l’événement dans les bases actives, sous réserve d’une suppression anticipée conforme aux instructions de l’organisateur et aux obligations applicables. |
| Comptes clients | Pendant la relation contractuelle, puis suppression des données de compte devenues inutiles dans les trois mois suivant sa fermeture. Les pièces nécessaires au respect des obligations légales ou à la défense de droits sont archivées séparément pour la durée applicable, avec un accès limité aux personnes habilitées. |
| Contacts commerciaux propres à Eveos | Trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif du prospect ; pour les anciens clients, trois ans après la fin de la relation commerciale. Une simple ouverture d’email ne renouvelle pas ce délai. Cette règle ne concerne pas les contacts événementiels confiés à Eveos. |
| Demandes de support | Douze mois après la clôture de la demande ; seules les pièces nécessaires à un litige ou à une obligation applicable sont archivées au-delà, pendant la durée nécessaire à cette finalité. |
| Facturation et pièces comptables | Dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, conformément aux obligations comptables applicables. |
| Journaux techniques et de sécurité | Au maximum un an à compter de l’enregistrement, sauf conservation ciblée nécessaire au traitement d’un incident, d’un litige ou d’une obligation légale. |
| Sauvegardes | Un an au maximum à compter de la création de chaque sauvegarde. Après suppression des bases actives, des copies résiduelles peuvent subsister jusqu’à leur expiration, au plus tard douze mois après cette suppression. Elles ne sont pas utilisées pour les opérations courantes. En cas de restauration, les demandes de suppression sont réappliquées. |
7. Où sont hébergées les données ?
La plateforme Eveos s’appuie sur Vercel, Microsoft Azure et Amazon Web Services (AWS), avec un hébergement configuré en France. Le site institutionnel eveos.com, réalisé avec WordPress, est hébergé par WP Engine en Europe.
Un organisateur ou un exposant situé hors de l’Espace économique européen peut recevoir ou accéder aux données nécessaires à son événement. Des applications tierces activées par le client peuvent également impliquer des traitements dans d’autres pays. Le seul lieu de l’événement ne détermine pas, à lui seul, l’existence d’un transfert.
L’hébergement en France ne signifie pas que tous les services connectés traitent exclusivement les données dans l’EEE. Les services de Google et les autres intégrations peuvent notamment impliquer des traitements aux États-Unis ou dans d’autres pays, selon le fournisseur et la configuration retenue. Tout transfert relevant de la responsabilité d’Eveos doit être encadré par un mécanisme applicable : décision d’adéquation couvrant le destinataire ou garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types et, si nécessaire, des mesures complémentaires. Les informations relatives aux destinataires, aux pays concernés et aux garanties applicables peuvent être demandées à privacy@eveos.com. Pour les traitements décidés par un organisateur ou un fournisseur tiers, consultez également sa notice de confidentialité.
8. Cookies et autres traceurs
Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement d’un service sont distingués des traceurs soumis à votre consentement. Lorsqu’un consentement est requis, vous devez pouvoir accepter ou refuser les traceurs avec la même simplicité, puis modifier votre choix.
Le site utilise Google reCAPTCHA pour protéger ses formulaires contre les soumissions automatisées. Son code intègre également des balises Google Ads destinées aux fonctionnalités de publicité et de mesure des conversions. Les modalités d’activation et les traceurs associés doivent être distingués des fonctions strictement nécessaires au service.
La politique retenue est de limiter les traceurs nécessaires à la durée utile à leur fonction et de subordonner les traceurs publicitaires à un consentement préalable. Les traceurs facultatifs restent désactivés en l’absence de choix ou en cas de refus. Les choix d’acceptation et de refus sont conservés pendant six mois, puis sollicités à nouveau. Un accès permanent intitulé « Gérer mes cookies » permet de modifier ces choix. Le panneau de préférences indique, pour chaque traceur activé, son fournisseur, sa finalité et sa durée réelle. Les fonctionnalités qui nécessitent un traceur soumis au consentement peuvent rester indisponibles en cas de refus ; les autres fonctionnalités demeurent accessibles.
9. Comment protégeons-nous vos données ?
La protection des données repose sur des mesures adaptées aux services concernés, notamment l’authentification, la gestion des habilitations et la traçabilité des accès et opérations. Les utilisateurs doivent préserver leurs identifiants et n’accorder aux intégrations que les accès nécessaires.
10. Quels sont vos droits ?
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez également disposer d’un droit d’opposition et d’un droit à la portabilité. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause les traitements réalisés auparavant. Vous pouvez enfin définir des directives concernant le sort de vos données après votre décès.
Adressez votre demande à privacy@eveos.com. Pour les données d’un événement, l’organisateur reste votre interlocuteur principal ; Eveos peut vous aider à identifier le bon contact.
Une copie de pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement. Des informations complémentaires peuvent être nécessaires en cas de doute raisonnable sur votre identité. La réponse intervient dans les délais prévus par la réglementation, en principe sous un mois.
Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
11. Mise à jour de cette politique
Cette politique évolue avec les services et les traitements de données. La date figurant en haut de page indique sa dernière mise à jour.